Línea Ética

Definir las normas de conducta ética y profesional que orientan la gestión de REFISERVICES S.A.S., promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad en sus operaciones y en sus relaciones laborales, comerciales y sociales, dar a conocer la misión, la visión y los valores de la empresa, y servir de guía en las situaciones que no estén reguladas expresamente en otras políticas o manuales internos.

Este Código de Ética y Conducta se aplica a todos los colaboradores, directivos, contratistas, proveedores, socios estratégicos y cualquier personal que, directa o indirectamente, represente o actúe en nombre de REFISERVICES S.A.S.

En lo que se refiere a los derechos fundamentales, la igualdad, la dignidad de las personas y el deber de respetar el orden jurídico.

En relación con el ejercicio de la actividad comercial con responsabilidad, lealtad y honestidad.

Vinculado a delitos contra la administración pública, la corrupción, el cohecho, la extorsión, el acceso abusivo a sistemas informáticos y la alteración de información (Ley 1273 de 2009).

Ley de protección de datos personales y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, que regulan el manejo de datos personales y confidenciales.

Normas Internacionales de Información Financiera, relevantes para la precisión y calidad de la gestión contable y financiera.

En lo relacionado con los derechos y deberes de trabajadores y empleador, el Reglamento Interno de Trabajo y el debido proceso disciplinario.

Prevención y atención del acoso laboral, el acoso sexual y las violencias basadas en género en el trabajo.

Medidas anticorrupción, responsabilidad de las personas jurídicas por soborno y programas de transparencia y ética empresarial.

Competencia desleal y protección de la libre competencia.

Reglamento Interno de Trabajo (M-GTH-002), manual de funciones, normas HSEQ y las políticas OD-GER-013 (Derechos Humanos), OD-GER-014 (Prevención y Atención del Acoso Laboral, Sexual y Violencias Basadas en Género), OD-GER-016 (Diversidad, Equidad e Inclusión) y OD-GER-017 (Ética, Transparencia, Anticorrupción, Antisoborno y Prevención del Riesgo LA/FT/FPADM).

Cualquier conducta que implique el uso indebido del puesto o la influencia para obtener beneficios personales o para otros, incluyendo soborno, cohecho, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito o manipulación de procesos.

Cualquier persona jurídica o natural que compra o utiliza los productos o servicios proporcionados por REFISERVICES S.A.S.

Documento que establece los principios que guían las acciones de todos los integrantes de REFISERVICES S.A.S., con el objetivo de promover una cultura de integridad, responsabilidad y respeto.

Cualquier persona asociada con REFISERVICES S.A.S. mediante un vínculo laboral, contractual o de servicio, que realiza actividades en nombre de la empresa.

Situación en la que los intereses personales, familiares, económicos, sociales o políticos de un trabajador influyen o podrían influir en su imparcialidad, fidelidad o neutralidad al llevar a cabo sus funciones para la organización.

Comunicación oficial, ya sea verbal o escrita, realizada por un colaborador o un tercero, respecto a una conducta que viola este código, las normas o las políticas internas de la empresa, de manera directa o anónima.

Delito que consiste en constreñir a una persona a hacer, tolerar u omitir alguna cosa, con el propósito de obtener un provecho ilícito para sí o para un tercero (artículo 244 del Código Penal).

Cualquier individuo o entidad que tenga una conexión directa o indirecta con REFISERVICES S.A.S., abarcando colaboradores, clientes, proveedores, autoridades, comunidad y accionistas.

Cualquier dato, documento o conocimiento relacionado con la empresa, sus clientes, proveedores o procesos internos, que no es público y cuya divulgación no autorizada podría causar daños a la organización o a terceros.

Actuar con coherencia, rectitud en cada elección y acción, honrando la verdad, la justicia y los principios éticos, aun sin vigilancia.

Cualquier entidad, ya sea persona natural o jurídica, que suministra bienes, servicios o insumos a REFISERVICES S.A.S. para el desarrollo de sus actividades.

Todos los activos, servicios y recursos proporcionados por REFISERVICES S.A.S. para llevar a cabo las actividades.

Ofrecer, dar, recibir o solicitar cualquier beneficio indebido (dinero, regalos, asistencias, viajes, entre otros) para modificar de manera inapropiada una elección o actividad comercial o administrativa.

Llevar a cabo acciones de manera honesta y con la información disponible adecuada, garantizando que las decisiones y los procedimientos sean comprensibles, justos y susceptibles de ser verificados.

• Verificar, analizar y garantizar la aplicación del Código de Ética y Conducta.
• Asegurar los recursos necesarios para su realización.
• Valorar su eficacia anualmente y permitir modificaciones cuando se requiera.

• Supervisar la ejecución del código en las áreas administrativas, financieras, contables y de recursos humanos.
• Asegurar la transparencia en las gestiones de contrataciones, pagos, administración de documentos y recursos humanos.

• Velar por la comprensión y la implementación del código en sus equipos.
• Identificar riesgos éticos en sus áreas.
• Actuar como referentes en la evitación de conflictos de interés, acoso o uso indebido de recursos.
• Informar de forma oportuna cualquier infracción al departamento de Gestión del Talento Humano o a la Línea Ética.

• Conocer y aplicar los principios del código en su trabajo diario.
• Emplear los recursos de la empresa de forma responsable.
• Comunicar cualquier conducta que se considere en desacuerdo con este documento, utilizando los canales designados.
• Participar en las capacitaciones requeridas acerca de ética y cumplimiento.

• Conocer los principios del código como condición para colaborar con la empresa.
• Actuar con sinceridad en cada operación.
• Notificar sobre cualquier presión o petición que contravenga la ética por parte de trabajadores de REFISERVICES S.A.S.

Ser innovadores en las soluciones ofrecidas a la industria en general y al sector petrolero en las áreas de producción, refinación, petroquímica y transporte de hidrocarburos, manteniendo la confianza y total satisfacción de todos los clientes en la solución de sus necesidades particulares aumentando la rentabilidad de sus inversiones. Apoyados en nuestra experiencia y talento humano altamente competitivo.

En Refiservices nos proyectamos como el socio estratégico de referencia en la provisión de soluciones innovadoras y de alta calidad para la industria en general, con una especialización destacada en el sector petrolero. Con presencia en más de 30 municipios en Colombia y proyectos en países vecinos, nuestra visión es consolidarnos como líderes en el mercado regional y expandir nuestra influencia a nivel internacional. Para 2030, nuestra meta es duplicar la rentabilidad de nuestros accionistas mediante la implementación de tecnología de vanguardia y soluciones integrales que optimicen los procesos operativos y productivos de nuestros clientes. A través de una constante inversión en innovación, sostenibilidad y eficiencia, buscamos generar un impacto positivo en las comunidades donde operamos, al mismo tiempo que fomentamos el crecimiento continuo y la competitividad en la industria.

Sin importar el cargo, todos tienen la responsabilidad de informar sobre hechos o sospechas de conductas indebidas. Es importante que el personal informe si ha sido testigo de un hecho que pueda ser ilegal o poco ético y dejar que la compañía solucione el problema. Informar sobre las violaciones éticas de otros no garantiza inmunidad automática, pero ayuda a que REFISERVICES S.A.S. sea un mejor lugar de trabajo. La empresa cree que es mejor informar que omitir.

La empresa mantiene un compromiso firme de cero represalias, de modo que los colaboradores puedan presentar informes de buena fe sin temor a verse afectados. Presentar un informe de buena fe significa entregar toda la información que se tiene y que se cree cierta sobre un hecho de interés para la empresa. Quien tome represalias contra otra persona por presentar un informe de buena fe será sujeto del procedimiento disciplinario previsto en el Reglamento Interno de Trabajo, y si la falta es grave la empresa podrá terminar su contrato con justa causa.

Para que la investigación sea completa, el informe debe ser lo más detallado posible. Se mantendrá la reserva sobre la identidad de quien reporta, hasta donde lo permitan la ley y el proceso de investigación.

Todo informe se atenderá con seriedad y se tramitará según su naturaleza: las quejas de acoso laboral, ante el Comité de Convivencia Laboral (artículo 80 del Reglamento Interno de Trabajo); las de acoso sexual o violencia por razones de género, ante la Gerencia General o su delegado (artículo 84 del mismo reglamento); y las demás infracciones a este código, incluidas las de corrupción, soborno o LA/FT/FPADM, ante la Gerencia General o el responsable de cumplimiento. Según el caso, podrá solicitarse información adicional. Los informes anónimos se tramitarán con la información disponible.

Todos tienen las herramientas para hacer lo correcto. Las infracciones a este código, a las políticas de la compañía o a la ley se sancionarán conforme a la escala de faltas y al procedimiento de los Capítulos XXI y XXIII del Reglamento Interno de Trabajo, con respeto del debido proceso. Si la falta es grave, la empresa podrá terminar el contrato con justa causa.

También constituye mala conducta presentar, a sabiendas, denuncias falsas, aunque se hagan de forma anónima. Una mala conducta puede exponer a las personas involucradas a multas y a procesos civiles o penales.

La manera como nos tratamos unos a otros tiene un efecto importante en la manera en que nos ven los demás. Como compañía permaneceremos comprometidos con la diversidad, entendiendo que las diferencias de origen y experiencias agregan valor al trabajo que hacemos. Tomamos las decisiones relacionadas con nuestros colaboradores basadas en sus méritos, capacidades, experiencia y conducta. No discriminamos a las personas por su etnia, color, religión, sexo, edad, discapacidad, origen, orientación sexual, identidad o expresión de género, condición social, estado civil, embarazo, opinión política, afiliación sindical o cualquier otra característica protegida por la ley, en reclutamiento, contratación, ascenso, capacitación y compensación. Nos comprometemos a hacer de nuestra empresa un lugar de trabajo apto para personas con discapacidad, con los ajustes razonables que se requieran.

REFISERVICES S.A.S. prohíbe toda forma de acoso: cualquier conducta molesta, ofensiva, humillante o intimidante hacia otra persona, ya sea verbal, física, electrónica o visual, de naturaleza sexual o no sexual. Están prohibidas las conductas de acoso y hostigamiento sexual, intimidación u otras conductas inapropiadas. La empresa apoya y respeta el derecho a una vida libre de acoso, y gestiona estas conductas conforme a la Política OD-GER-014 y al Capítulo XVIII del Reglamento Interno de Trabajo.

La seguridad es responsabilidad de todos. Fomentamos un entorno laboral sin riesgos que promueva la salud y seguridad de colaboradores, visitantes, clientes y comunidades. Si hay certeza de una práctica insegura, condición peligrosa, acción o conducta que pueda interferir con la seguridad propia o de los demás, se debe informar inmediatamente. Es deber de cada colaborador conocer las políticas y procedimientos de seguridad y actuar como agente de seguridad frente a sus compañeros.

Ofrecemos buenas y mejores condiciones laborales para conciliar la vida personal, familiar y laboral, lo que se traduce en mayor productividad, compromiso y satisfacción. A su vez, cada colaborador debe cumplir los objetivos de su puesto sin afectar la comunicación ni las actividades fundamentales de la compañía. La empresa respeta el derecho a la desconexión laboral fuera de la jornada, en vacaciones y en descansos, conforme a la Ley 2191 de 2022 y al artículo 26 del Reglamento Interno de Trabajo.

Nunca debemos trabajar bajo la influencia del alcohol, drogas ilegales o medicamentos recetados que afecten nuestra capacidad de laborar de forma segura. Todos los trabajadores podrán ser sometidos a pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas, de forma aleatoria o cuando existan razones para creer que alguien está bajo sus efectos, previa autorización expresa e informada y con respeto de su intimidad y dignidad (artículos 103 a 106 del RIT). Presentarse a laborar bajo estos efectos constituye falta grave. En eventos sociales autorizados y fuera de la jornada, el consumo debe ser moderado; nunca durante la jornada, en frentes de obra ni antes de conducir vehículos u operar equipos.

Cualquier acto de violencia o agresión física, aunque haya sido con la intención de bromear, está estrictamente prohibido. Si alguien ha recibido una amenaza, ha sido víctima de un acto de violencia o conoce a alguien afectado, debe informarlo de inmediato ante Gestión del Talento Humano o, de forma anónima, a través de la Línea Ética. Si los hechos constituyen acoso laboral, el caso se remitirá al Comité de Convivencia Laboral.

REFISERVICES S.A.S. declara conocer y respetar la Declaración Universal de Derechos Humanos, la Declaración de la OIT relativa a los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo y la Política OD-GER-013. No hará negocios con ninguna persona o compañía que realice prácticas de trabajo infantil, trabajo forzoso u obligatorio, castigos físicos, abuso y/o acoso sexual o cualquier otra forma de abuso humano y discriminación en el empleo.

El compromiso con la calidad abarca a toda la organización y nos conecta con los clientes. Entregamos productos y servicios que cumplen los requisitos legales, contractuales y técnicos acordados, con estándares de seguridad y calidad en su ejecución. Nuestros servicios y procesos cumplen las leyes, reglamentos y normas técnicas aplicables, y la empresa lo verifica mediante los controles y auditorías de su sistema de gestión.

Usamos solamente técnicas éticas y justas al comercializar o vender nuestros productos y servicios (Ley 256 de 1996), con representaciones fieles y exactas. Nunca se deben hacer declaraciones falsas o engaños sobre la calidad y disponibilidad de nuestros productos y servicios, ni comparaciones falaces, subjetivas, manipulativas o incompletas frente a la competencia.

Las normas de libre competencia (Ley 1340 de 2009 y Decreto 2153 de 1992) sancionan las prácticas que la limiten, como la colusión; la asignación de clientes, mercados o territorios entre competidores; y los acuerdos para coordinar ofertas o repartirse adjudicaciones en procesos de contratación públicos o privados.

La colusión para la fijación arbitraria de precios va en contra de las leyes de libre mercado: ante cualquier indicio se debe abandonar la negociación y dar aviso inmediatamente para que se investigue. REFISERVICES S.A.S. rechaza completamente acuerdos explícitos o tácitos para la repartición de clientes, mercados, territorios o para no atender a un cliente determinado. Si un colaborador observa una de estas acciones, debe informarlo a su superior directo o a la Línea Ética.

Aplicamos las leyes de libre competencia, propiedad intelectual y contra la apropiación ilegal de secretos comerciales a la forma como recopilamos información de la competencia. Podemos usar medios disponibles al público para investigar productos, servicios y campañas, pero nunca recurriremos a tácticas poco éticas ni falsificaremos nuestra identidad para obtener información privilegiada.

REFISERVICES S.A.S. valora la confianza que las personas depositan en ella cuando le proporcionan información, y cuida y protege los archivos que le han sido entregados. Si por la naturaleza del trabajo se tiene acceso a información confidencial, debe manejarse conforme a la Ley 1581 de 2012 y a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa, y jamás debe compartirse con alguien que no esté autorizado.

Mantenemos relaciones de respeto y confianza mutua con nuestros clientes y proveedores. Somos honestos en todos nuestros procedimientos y nos aseguramos de que los contratos celebrados sean claros, precisos y justos.

Surge cuando las relaciones comerciales o las actividades personales, sociales, financieras o políticas interfieren en nuestra objetividad y lealtad hacia la empresa. Todos debemos evitarlos y no usar el puesto para obtener ganancia personal. Quien tenga o identifique un conflicto de interés debe informarlo, antes de tomar la decisión, a su jefe inmediato o a Gestión del Talento Humano, y abstenerse de intervenir mientras se resuelve. También puede reportarse de forma anónima a la Línea Ética.

Nunca se compite con la compañía por oportunidades de negocio: nadie puede aprovecharse de las oportunidades que descubra gracias a su posición en REFISERVICES S.A.S. o usando los recursos de la compañía.

Los trabajadores pueden tener otras actividades fuera de su jornada, siempre que su contrato no contenga un pacto de exclusividad, no compitan con la empresa, no usen sus recursos o información y no afecten el cumplimiento de sus funciones (artículo 26 del Código Sustantivo del Trabajo). Cualquier actividad externa que pueda generar un conflicto de interés debe informarse previamente a Gestión del Talento Humano.

Cuando familiares, amigos o parejas trabajen juntos, debe imperar una relación profesional. Quien tenga un vínculo familiar o afectivo con otra persona involucrada en una decisión de contratación, compra, evaluación o pago debe declararlo y abstenerse de participar en ella.

Vehículos, computadores, internet, instalaciones y demás recursos de la compañía deben cuidarse contra daños, hurtos y uso indebido. Su uso para propósitos personales requiere autorización previa.

Las únicas personas autorizadas para hablar en nombre de REFISERVICES S.A.S. son las designadas por las gerencias, y sus comunicados se sujetan a este código. El resto de los colaboradores se abstendrá de emitir comentarios públicos en representación de la empresa.

La información y los mensajes que se den a proveedores y clientes deben ser confiables, transparentes y apegados a este código, pues nuestros colaboradores son considerados portavoces de la empresa.

Nunca nos involucramos en prácticas de corrupción. El soborno ocurre cuando se da algo de valor a otros (o los otros nos lo dan) con la intención de influir indebidamente en una decisión o acción comercial. Sea directo o a través de terceros, está estrictamente prohibido, al igual que los pagos de facilitación y los regalos o atenciones que puedan influir en una decisión (Política OD-GER-017). Bajo ninguna circunstancia se permiten el soborno ni la extorsión. Quien conozca un hecho de este tipo debe denunciarlo ante la Gerencia General, ante Gestión del Talento Humano o, de forma anónima, a través de la Línea Ética.

Nuestro éxito es el resultado de una combinación de factores entre los que destaca el medio ambiente donde habitan proveedores, clientes y colaboradores. Por eso nos comprometemos con su cuidado y cumplimos la normatividad ambiental aplicable; cuando podamos ir más allá de lo mínimo, lo haremos con la mejor voluntad. Esperamos que todos usen de forma sostenible el agua, reduzcan y reutilicen los residuos y usen responsablemente la energía.

REFISERVICES S.A.S. cumple las normas nacionales e internacionales aplicables a las transacciones monetarias y verifica que los fondos que ingresen a sus cuentas tengan un origen legítimo y comprobable. Los controles para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva están en la Política OD-GER-017.

REFISERVICES S.A.S. practica transacciones internacionales, por lo que sus colaboradores de esa área tienen la obligación de conocer y respetar las leyes nacionales e internacionales que aplican en esta materia.

Cualquier excepción o modificación a este código debe ser aprobada por escrito por la Gerencia General. No se concederán excepciones frente a obligaciones legales.

Este código se dará a conocer en la inducción y reinducción del personal y se entregará a proveedores y contratistas al inicio de la relación comercial. Rige a partir de su aprobación por la Gerencia General y se revisará por lo menos una vez al año. Fue revisado, aprobado y actualizado el 30 de octubre de 2026 por Yesid Alberto Medina Sierra, Representante Legal.